Principios de Trabajo. Apendice. Herramientas y Protocolos.


Tiempo de Lectura: 9 minutos. 

Herramientas y protocolos para la meritocracia de ideas de Bridgewater.    

Lo que sigue es una rápida revisión de muchas de las herramientas y procesos que usualmente utilizamos en Bridgewater. Es mi intención compartir muchos de ellos con el mundo, en una aplicación de Principios que tú podras cargar contigo en tu teléfono inteligente.

        Coach    

Debido a que es más fácil preguntar por un principio y más difícil mantenerlo en la mente, para cualquier situación que uno se encuentre, yo desarrolle la plataforma Coach que está poblada por una librería de situaciones comunes o “unas de esas” (tales como si hay un desacuerdo con una evaluación que alguien hizo, alguien mintió o hizo algo no ético, etc) que están ligados a los Principios relevantes, para ayudar a las personas a manejarlos.

Con el tiempo el Coach se ha convertido tan efectivo en la forma en que Siri de Apple lo ha hecho.

        El Colector de Datos o el Dot collector.    

El Dot Collector es una aplicaciónde computadora usada en las juntas que le permite a las personas expresar sus pensamientos y ver las de los otros en tiempo real y después colectivamente alcanzar una decisión en forma de la meritocracia de ideas. Saca a la luz el pensamiento, lo analiza y usa la información para ayudar a qué las personas tomen mejores decisiones en tiempo real en diversas formas específicamente:

• Los participantes registran sus evaluaciones continuamente entre uno y otro dándoles a ellos puntos positivos o negativos en varias decenas de atributos. Estos puntos son esparcidos en un emparrillado que se actualiza dinámicamente de forma tal que todos en la conversación pueden ver el pensamiento en la medida que la junta avanza. Ésto ayuda a qué las personas cambien su sensacion de quedarse atoradas en sus propios pensamientos con los de otros, viendo las cosas a través de los ojos de todos los demás.

Lo que causa que la mayoría de las personas adopten el punto de vista de más alto nivel haciendo que cada uno reconozca que su propio punto de vista “es solo uno más de muchos”, así que pueden preguntarse a sí mismos cuál es el mejor criterio para decidir y cómo resolver el problema a la mano. De esta forma se promueve la toma de decisiones con la mente abierta en la forma de la meritocracia de ideas y en forma colectiva.

• Otra ventaja es que ayuda a tomar decisiones proporcionando consejo en la misma forma en que un GPS lo hace. Tomando datos de cómo son todos los que están en la junta, la aplicación es capaz de darle coaching individual a las personas, lo cual es especialmente importante cuando sus propias opiniones pudieran ser incorrectas. Hemos encontrado que ayudar a las personas en ésos momentos es invaluable.

• Otra ventaja del Dot Collector es que puntualiza lo que llamamos nubby questions o preguntas nubosas que son casos en que el patrón de respuestas y atributos de las personas en los diferentes lados de un asunto sugiere que habrá un importante desacuerdo para ser resuelto. Por ejemplo te alertara automáticamente si tú estás en desacuerdo con la credibilidad ponderada de la mayoría en un asunto dado, te dará guía en los pasos apropiados que deben ser tomados para resolver ese desacuerdo con base en evidencias.

• Permite la votación con credibilidad ponderada. El dot collector proporciona una interfase para las votaciones en donde las personas pueden votar sí o no o proporcionar calificaciones numéricas y respaldar el sistema de la credibilidad ponderada que nos permite ver los resultados no solo simple mayorías, sino también basado en la forma en que las personas que tienen más merito han votado. Aunque pareciera complicado es una forma sencilla de ayudar a las personas a mantener seguimiento a la credibilidad sin tener que recordar quién es más creíble en qué.

        Tarjetas de béisbol    

Adicionalmente al Dot collector. En las juntas nosotros coleccionamos datos sobre nuestro personal en muchas otras formas (revisiones, evaluaciones, pruebas, las decisiones que ha tomado etc.) todos esos puntos son analizados via algoritmos computacionales basados en pruebas de estrés lógico para crear fotografías puntillistas de cómo es la persona.

Ésta lógica es compartida típicamente con las personas en la compañía para ayudar a evaluar con objetividad y credibilidad. Después capturamos esas fotografías en las tarjetas de béisbol que son la forma simple de presentar las fortalezas y debilidades y la evidencia detrás de estas en la misma que lo hacen los tarjetas de béisbol de un jugador profesional.

Yo vi la necesidad de las tarjetas y referirme regularmente a ellas, porque sin ellas las personas tienden a interactuar unos con otros sin ninguna consideración en quién es bueno o malo en qué. Por ejemplo las tarjetas de béisbol son útiles en las juntas en dónde le permite a las personas evaluar los atributos cualitativos de cualquiera que está expresando su punto de vista, para determinar el merito de su opinión. Como un suplemento de las tarjetas de béisbol desarrollamos otra herramienta llamada el Perfil Personal que toma todos los datos de las tarjetas de béisbol, que han crecido en complejidad con el tiempo, para proporcionar proporcionar un texto simple en forma de resumen qué define cómo es la persona. Con el tiempo esto ha sido diseñado para proporcionar a los empleados con una síntesis sistematizada que captura el mejor pensamiento de Bridgewater acerca de cómo es cada persona.

Trabajamos con las personas que son evaluadas, para comparar esas fotografías con las percepciones de la persona evaluada para encontrar alineamiento.

        El Registro de Problemas    

El registro de problemas es de herramienta primaria para grabar nuestros errores y aprender de ellos. Los usamos para sacar todos los problemas a la superficie y para ponerlos en las manos de los que solucionan problemas, para hacer mejoras sistemáticas. Funciona como una coladera, cualquier cosa que sale mal debe ser registrada, con la severidad del asunto y quién es responsable, así que es fácil clasificarlos y resolverlos.

Los registros de problemas también proporcionan formas para diagnosticar problemas y la información relevante a ellos.

El registro de problemas es un buen ejemplo de una herramienta que cambió hábitos de percepciones.

Una vez que nos acostumbramos a hacerlo nos dimos cuenta del beneficio de éste y aprendimos el buen hábito de hacerlo.

        El Botón de Dolor    

Yo creo que dolor más reflexión es igual a progreso.

En otras palabras el dolor y es una señal importante de que hay algo para ser aprendido y si tú reflexionas en tu dolor muy bien siempre aprenderás algo importante. Eso me impulsó a crear el botón de dolor.

El momento en que alguien siente el dolor es el mejor momento para ellos para grabar cómo es el dolor, pero es un mal momento para reflexionar, porque es difícil tener la mente clara. Así que la aplicación está diseñada para permitir a las personas que expresen las emociones están sintiendo (enojo, disgusto o frustración,etc.) tal cual las siente y d regresar en un tiempo posterior para reflexionar en ellos usando una guía de preguntas para reflexionar.

De esta forma uno recibe una forma de bio-retroalimentación que conecta para mejorar en base al dolor que sufrio, el plan de mejora para que los problemas sean reducidos o eliminados, el seguimiento a esos planes y los resultados que producen. La herramienta crea una plantilla para evolucionar hacia la mejora que todos pueden ver. Te permite compartir tus resultados con otros o mantenerlos para ti.

Algunas personas han descrito al botón de dolor cómo tener un psicólogo en tu bolsa, mejor, siempre disponible y muchísimo más barato.

        El Solucionador de Disputas    

Las disputas requieren claros caminos hacia hacia su solución. Esto es especialmente importante en una meritocracia de ideas en dónde se espera que haya desacuerdos y crea caminos para resolverlos. Ésto es lo que hace el solucionador de disputas.

Utilizando preguntas y localizando a personas creíbles que puedan ayudar sí el desacuerdo es suficientemente valioso como para llevarlo a un nivel más elevado en la administración. Tú tienes que tener un claro y justo sistema para resolver disputas y para asegurar que haya una verdadera meritocracia de ideas.

        La Herramienta de Actualización Diaria    

Por años yo he pedido a cada persona que reporta conmigo que tome de diez a quince minutos para escribir un breve e-mail con lo que hicieron en el día, los asuntos pertinentes para ello, y sus reflexiones. Leyendo estas actualizaciones y triangulando con otros yo puedo calibrar cómo están trabajando juntos, cómo está su ánimo y qué hilos debo jalar. Con el tiempo desarrolle una aplicación de software que puede poner éstas actualizaciones en un tablero que la hacen más fáciles de darle seguimiento y aplicar métricas.

Le permite a las personas proporcionar valiosa información como su estado de ánimo, qué tan pesada está la carga laboral y asuntos que deseen escalar en una base diaria. Es valioso porque te mantiene en contacto y en sincronía y te permite medir el pulso a la compañía en una forma diaria.

        La Herramienta de Contratos.    

Para darle seguimiento a acuerdos y que realmente las cosas pasen, usamos la herramienta de contratos. Que es una simple aplicación de computo que le permite a la gente monitorear sus compromisos con otras personas y viceversa. Le ayuda a la persona que solicitó las cosas y a aquellos que proveerán esas cosas. Para darles seguimiento.

        Diagramas de Flujo de Proceso    

Tal cual un ingeniero usa los diagramas de flujo para entender el flujo de lo que está diseñando, un administrador necesita un diagrama de flujo para permitirle visualizar a la organización como una máquina.

Puede tener referencias y organigramas que demuestran quién reporta a quién. Pueden bajar a un puesto y hacer click y aparecerá la tarjeta de béisbol del operador.

En Bridgewater hemos creado mapas de proceso para cada departamento para ayudar a ver claramente todos los roles y responsabilidades de cada rol y como el flujo de trabajo fluye a través de ellos para alcanzar los resultados deseados.

        Manuales de Políticas y Procedimientos    

Estos son un compendio de las políticas y procedimientos que las personas pueden consultar como un manual de operaciones. Es un documento vivo en donde el aprendizaje nuevo es codificado permanentemente.

        Métricas    

Cómo el dicho dice “No puedes administrar si no puedes medir”, midiendo cómo trabaja tu máquina la puedes manejar más fácil especialmente si puedes en listar los algoritmos de ayuda que hacen mucho de tu pensamiento y trabajan para ti.

Las buenas métricas vienen primero, pensando en qué información necesitas, qué preguntas necesitas y después cómo hacerlo para responderlas.

En Bridgewater hablamos de 4 pasos para crear buenas métricas: 1) saber cuál es la meta que tu negocio está buscando 2) entendiendo el proceso para obtener la meta (tu máquina con tu gente y tú diseño). 3) Identificar las partes críticas en el proceso que son los mejores lugares para medir, de forma tal que tú sepas si la máquina está trabajando para lograr la meta y 4) explorar cómo crear palancas ligadas a esas métricas que te permiten ajustar el proceso para cambiar lo necesario para alcanzar los resultados.

Para este fin invitamos a que los empleados construyan sus métricas en conjunto con los diagramas de flujo de proceso y los manuales de procedimiento.

La prueba de la efectividad de las métricas depende si te pueden decir qué y quién lo está haciendo bien y quién pobremente todo el camino hasta señalar a las personas. Nosotros apuntamos a tener métricas que hacen cascada desde los asuntos más importantes en donde los Jefes Ejecutivos (CEOs) son responsables a nivel corporativo, hacia abajo en los departamentos, los equipos dentro de ellos, hacia los roles y hacia las personas responsables en cada rol.

Este es el final de este interesante y útil libro que espero te haya sido de utilidad como referencia en internet para ayudar a mejorar la cultura de tu empresa, tu personal y la máquina de tu negocio. Así como la gobernabilidad que requerirás en el momento que desees separarte de él para dejarlo funcionando con un movimiento perpetuo.

        Acerca del autor    

Ray Dalio creció en un pequeño pueblo de clase media en Long Island y empezó la compañía Bridgewater Associates desde su departamento de dos recámaras cuando tenía 26 años y construyó en siguientes 42 años lo que la revista Fortune evalúa como la Quinta más importante compañía privada en los Estados Unidos. Con solo 1,500 personas, en Westport, Connecticut. Y lo hizo creando una cultura única basado en la meritocracia de ideas con la verdad radical y la transparencia radical como Principios principales. En dónde las decisiones son sopesadamente evaluados en base al mérito de las mejores ideas colectivas, que son el mecanismo más útil que tienen las personas y las organizaciones para lograr sus objetivos.

En su camino Dalio se convirtió en uno de los 100 más influyentes hombres de acuerdo a Time Magazine y uno de los 100 hombres más ricos en el mundo de acuerdo a la Revista Forbes, debido a sus Principios únicos que cambiaron la industria de las inversiones en Bolsa. La revista CIO lo llamó el Steve Jobs de la inversión.

Estos principios son previos a un nuevo libro que será transmitido como “Los Principios de Economía e Inversión”.

Él cree que su éxito no es debido a nada especial acerca de él, sino el resultado de los principios que aprendió cometiendo errores. También cree que puede beneficiar a otras personas. A los 68 años de edad Dalio tiene como objetivo el pasar estos Principios a otras personas que le puedan encontrar valor.


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