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Principios de Trabajo Capitulo 4. Para permanecer en Sincronia

Tiempo de Lectura: 10 minutos.

        4.0 Para lograr y permanecer en sincronía.    

Recuerda que en la cultura de una organización para que sea efectiva las personas que la conforman deben estar alineados en muchos niveles desde compartir la misión, la forma cómo se tratarán unos a los otros, hasta los aspectos más prácticos de quién hará qué, para lograr las metas.

Pero la alineación no debe ser dada por sentada porque las personas están cableadas en forma diferente en su cerebro y en sus experiencias pasadas asi como su cosmovisión. Todos nosotros nos vemos a nosotros mismos y al mundo en forma única así, que decidir qué es verdad y qué hacer con ella, toma tiempo constantemente.

        El alineamiento es importante en una meritocracia de ideas, así que en Bridgewater tratamos de obtener alineación constantemente, continuamente y sistemáticamente y le llamamos a éste proceso de encontrar alineación “ponernos en sincronía”. Que es llanamente, ponernos de acuerdo en todos los aspectos relevantes de la cultura organizacional    

Hay dos formas primarias de comunicación que pueden estar equivocadas: por el resultado de simples malentendidos o por aquellas derivadas de desacuerdos fundamentales.

    Ponerse en sincronía también es el proceso de rectificar con mente abierta y asertiva aceptando que puedes estar equivocado.  Muchas personas creen que pueden perdonar pequeñas diferencias y que es la forma más fácil de mantener la paz. No podrían estar más equivocados. Evitar conflictos evita resolver diferencias.

Las personas que suprimen conflictos menores tienen a tener mucho mayores conflictos más tarde, lo que les puede llevar a la separación definitiva.     Mientras que los que resuelven sus miniconflictos, tienden a tener las mejores relaciones. Los principios que siguen demuestran cómo hacemos ésto, sí te adhieres a ellos estarás bien alineado con otros y tú meritocracia de ideas vibrara con productividad .

        4.1 Reconoce que el conflicto es esencial para las grandes relaciones.    

En el conflicto las personas determinan si sus principios están alineados y están en disposición de resolver sus diferencias.

Lo aprendes de uno y otro y te llevará a mantenerte unido o a separarte. Si tus principios están alineados y tú puedes resolver tus diferencias por el proceso de dar y tomar te acercarás más.     La discusión abierta de los diferencias asegura que no habrá malentendidos.

        a) Invierte lujosamente en tiempo y energía lo qué le dedicas para ponerte en sincronía, porque es la mejor inversión qué puedes hacer.    

En el largo plazo ahorra tiempo por una productividad incrementada, pero es importante que lo hagas bien. Necesitas priorizar qué es lo que vas a poner en sincronía y con quién te pondrás en sincronía debido a limitaciones de tiempo. Tu mayor prioridad deberá estar sobre los asuntos más importantes, con las personas de mayor credibilidad.

        4.2 Aprende cómo ponerte en sincronía y ten desacuerdos adecuados.    

Cuando las partes creíbles tienen desacuerdos y están deseosos de aprender, los unos de los otros su evolución será más rápida y la toma de decisiones será mucho mejor. La clave es saber cómo moverte de los desacuerdos a la toma de decisiones.

    Es esencial saber en dónde está la última autoridad para la toma de decisiones.  Mientras hubo argumentos y después de que la decisión se tomó y hay un fallo definitivo todos en la meritocracia de ideas deben permanecer calmados, respetuosos del proceso, es inaceptable enojarse porque la meritocracia de ideas no produjo la decisión que tú personalmente querías.

        a) Saca a la luz las áreas en donde existe la posibilidad de estar fuera de sincronía.    

Tú puedes sacar las áreas en desacuerdo o fuera de sincronia y formalmente ponerlas en una lista para revisarlas, yo personalmente me gusta hacer las dos. Aunque yo propicio que las personas listen sus desacuerdos en orden de prioridad así yo y todos podemos dirigirnos fácilmente al tema correcto o a la persona correcta.

Los asuntos dónde hay más grande desacuerdo son los más importantes de revisar porque frecuentemente implican diferencias en los valores de las personas y su visión de las decisiones. Es especialmente importante sacar estos asuntos a la superficie y examinarlos con detenimiento sin emoción, si no lo haces así se infectaran y causarán putrefacción.

        b) Distingue entre las quejas inútiles y las quejas dirigidas a la mejora.    

Muchas quejas son inútiles y son producto de no ver la gran imagen o producto de una mente cerrada. Pero hay quejas constructivas que pueden llevarte a importantes descubrimientos.

        a) Recuerda que cada historia tiene otro lado.    

La sabiduría es la habilidad de ver los dos lados y sopesarlos adecuadamente.

        4.3 Sé de mente abierta y asertivo al mismo tiempo.    

Ser efectivo en el desacuerdo reflexivo requiere de 1) que veas las cosas a través de los ojos de otras personas y 2) ser asertivo (que es comunicar claramente lo que ves a través de tus ojos y no quedarte callado con tus pensamientos solo para ti) y además para procesar flexiblemente esta información para crear aprendizaje y adaptación.

Con la práctica, entrenamiento y constante reforzamiento cualquiera puede convertirse bueno en esto.

        a) Distingue a las personas de mente abierta de las personas de mente cerrada.    

Las personas con mente abierta buscan aprender haciendo preguntas, se dan cuenta de lo poco que saben en relación con lo que se puede aprender y reconocen que pueden estar equivocados. Están emocionados al estar alrededor de personas que saben más que ellos porque representan la oportunidad de aprender algo. Las personas de mente cerrada siempre te dicen lo que saben aunque casi no sepan nada y están típicamente a disgusto cuando están con personas que saben mucho más que ellos.

        b) No tengas nada que ver con personas de mente cerrada.    

Ser de mente abierta es más importante que ser brillante o inteligente. No importa lo que sepan, la gente de mente cerrada, gastará tu tiempo y no hay forma de ayudarlos hasta que abran su mente.

        b) Asegúrese que aquellos a cargo tengan una mente abierta, que acepten las preguntas y los comentarios de otros.    

Las personas responsables por una decisión deben ser capaces de explicar el pensamiento detrás de esta, abiertamente y transparentemente así que cualquiera pueda entenderla y evaluarla.

En caso de desacuerdo la decisión debe ser escalada (enviada) a la autoridad superior.

        e) Reconoce que estar en sincronía es una responsabilidad en dos sentidos.    

En cualquier conversación existe la responsabilidad de expresarte y la responsabilidad de escuchar. Las malas interpretaciones y los malos entendidos siempre existen. Frecuentemente la dificultad de comunicación es debido a las personas con diferentes formas de pensar (qué es cómo hablar con personas del tipo cerebro derecho con personas del tipo cerebro izquierdo).

Las partes involucradas deben siempre considerar que no entendieron bien y hacer un toma y daca hasta que entren en sincronía. (pensamiento similar en el mismo espacio tiempo sin resenva alguna en ambos lados).

Trucos simples cómo repetir lo que te dijeron para asegurarte que escuchaste bien puede ser invaluable. Asi como aprender de tus errores de comunicación para que no vuelvan a suceder.

        f) Preocúpate más por la sustancia que por el estilo.    

        g) Sé razonable y espera que los demás sean razonables.    

El mal comportamiento de otros no justifica tu mal comportamiento. En caso de desacuerdo se puede hacer una pausa de horas o de días dependiendo de la urgencia de las decisiones. O escalar las decisiones a la autoridad superior.

        h) Hacer sugerencias y preguntas no son lo mismo que criticar, así que no las tomes así.    

Yo he visto personas que reaccionan ante preguntas constructivas como si fueran acusaciones. Esto es un error que hay que evitar.

        4.4 Si tú manejas la junta, maneja la conversación    

Hay muchas razones para que una junta salga mal, pero frecuentemente es porque no existe la claridad de los niveles en qué las cosas deben ser discutidas (por ejemplos mezclar el nivel de los principios con la máquina o el nivel de un hecho específico).

        a) Pon en claro quién está dirigiendo la junta y a quién le servirá.    

Cada junta debe ser dirigida para lograr las metas de alguien, esa persona es la responsable de la junta y decide que quiere obtener y qué hará con ella.

        b) Sé preciso en lo que estás hablando para evitar confusiones.    

Siempre es mejor repetir la pregunta específica para asegurar que ambos, el que pregunta y el que responde la tengan clara.

        c) Pon en claro que tipo de comunicación tendrás para poner a la luz los objetivos y las prioridades.    

Si tu meta es tener una junta con personal con diferentes opiniones y trabajar con sus diferencias para acercarte a lo que es verdadero y que hacer acerca de ello (haciendo un debate abierto). Sin embargo manejaras tu junta en forma diferente si tu meta es educar.

El debate toma tiempo y ese tiempo crece exponencialmente dependiendo el número de personas participando en la discusión, así que debes escoger cuidadosamente a los participantes en la discusión para que se ajusten a la decisión que necesita ser tomada.

        d) Guía la discusión siendo asertivo y con mente abierta.    

Reconciliar diferentes puntos de vista puede ser difícil y toma tiempo. Depende del líder de la junta el balancear las perspectivas conflictivas, empujarlas al callejón sin salida y decidir cómo pasar el tiempo sabiamente.

        e) Navega dentro de las diferentes niveles de la conversación.    

Cuando consideres un asunto o situación hay dos niveles en la discusión: 1) el caso a la mano y 2) los principios relevantes que te ayudarán a decidir como debe trabajar la máquina.

Necesitas navegar entre esos dos niveles para manejar el caso bien, probar la efectividad de tus principios y mejorar la máquina de forma tal qué casos similares sen manejados mejor en el futuro.

        f) Ten cuidado con el desliz del tema.    

Sucede cuando en forma colectiva y aleatoria se brinca de tema en tema sin alcanzar completar ninguno de ellos.

        g) Haz cumplir la lógica de las conversaciones.    

Las emociones de las personas tienden a calentarse cuando hay desacuerdo. Mantente calmado y analítico todo el tiempo y pregunta, es verdadero? Para aterrizar la conversación hacia la realidad.

        h) Se cuidadoso de no perder la responsabilidad por medio de la toma de decisión grupal.    

Algunas veces se toman decisiones para hacer algo, sin asignar responsables, de forma tal que no está claro quién debe hacer qué? para darle seguimiento. Sé claro en asignar las responsabilidades personales.

        i) Utiliza la regla de los dos minutos de silencio para evitar interrupciones persistentes    

Ésto segura que todos comuniquen sus pensamientos sin preocuparse por ser malentendidos o acallados por una voz más fuerte.

        j) Cuidate de los agresores asertivos.    

Son personas que articuladamente y asertivamente dicen cosas más rápido de lo que pueden ser evaluados, como una forma de empujar su agenda sobre las opciones de los demás.

Evita ser como este tipo de personas y a ellas pideles que le bajen a la velocidad para hacer sentido de lo que te están diciendo.

        k) Logra completar las conversaciones    

El propósito principal de una discusión es lograr terminarla y llegar a la sincronía que lleva a las decisiones y a las acciones.

Si hay un acuerdo dilo, si no lo hay también dilo.

        Cuando una acción ha sido decidida marca las tareas en una lista de cosas por hacer, asigna las personas que la harán y especifica las fechas de cumplimiento.    

Escribe tus conclusiones, teorías de trabajo y cosas por hacer en un lugar en donde puedan ser reusadas como un cimiento para el progreso futuro.

No hay razón para enojarse si no estuviste de acuerdo en algo. Las personas pueden tener maravillosas relaciones y no estar de acuerdo en algunas cosas.

        l) Apalanca tu comunicación    

Mientras que la comunicación abierta es muy importante, el reto es hacerlo en una forma eficiente en el tiempo, ya que no puedes tener conversaciones individuales con todos. Así que debes buscar medios de comunicacion eficaces como emails abiertos, colocados en un tablero central de preguntas y respuestas o enviar videos o grabaciones de las juntas para apalancar y magnificar el alcance de la comunicación.

        4.5 La gran colaboración se parece a tocar jazz    

En el jazz no hay script, tienes que imaginar las cosas mientras pasa el tiempo. Para hacer lo correcto en el momento correcto necesitas escuchar a las personas con las que estás tocando de tal forma que entiendas lo que están haciendo y tú improvisar talentosamente. Mientras que un grupo de más de 10 músicos son demasiados para improvisar. Estos requerirán estar cuidadosamente orquestados para sonar bien.

        a) 1+1=3    

Dos persons pueden colaborar bien y serán tres veces más efectivas que cada uno operando independientemente.

        b) 3 a 5 es más que 20    

Tres a cinco personas inteligentes, conceptuales, buscando las preguntas correctas y con mente abierta generalmente te llevarán a las mejores respuestas.

        4.6 Cuando tienes alineación. Alégrate.!    

Mientras que no habrá nadie en el mundo que comparta tu punto de vista en todo. Habrá muchas personas que compartan tus más importantes valores y la forma que has escogido para vivir con ellos. Asegúrate de estar con ese tipo de personas.

        4.7 Si tu encuentras que no puedes reconciliar con alguien las diferencias, especialmente en valores, considera si vale la pena mantener la relación.    

Si encuentras que no puedes estar en sincronía con alguien en los valores compartidos debes considerar si esa persona es valiosa para mantenerse en tu vida. En cuanto lo detectes será mejor terminar la relación.

        Comentarios    

Quiero resaltar algunos conceptos importantes en este capítulo de los Principios de Trabajo de Ray Dalio:

        Como parte importante de la cultura de la organización las personas deben estar en sincronía, alineados en muchos niveles, compartiendo la misión, las relaciones entre ellos y la definición de responsabilidades y tareas que harán cada uno de ellos.    

La alineación debe ser constante, continua y sistemática, debido a que todos pensamos diferente y hemos tenido experiencias diferentes. La discusión abierta asegura que no habrá malentendidos.

La mejor inversión que puedes hacer es ponerte en sincronía o ponerte de acuerdo. Cuando las partes creíbles tienen desacuerdos y están deseosos de aprender, su evolución será más rápida y la toma de decisiones será mejor.

Sáca a la luz las áreas en donde exista la posibilidad de estar fuera de sincronía. Desde emails para distribución colectiva en el tablero central de la organización hasta darle difusión a las juntas de trabajo por medio de videos ya sean grabados o en tiempo real.

Resuelve las quejas dirigidas a la mejora, porqué que pueden llevarte a importantes descubrimientos.

Trabaja con las personas de mente abierta que buscan aprender haciendo preguntas, que se dan cuenta de que pueden aprender mucho más de otros y reconocen que pueden estar equivocados.

Asegúrate que aquellos que estén a cargo tengan una mente abierta y que acepten preguntas y comentarios de otros. Para alcanzar la sincronía las partes involucradas deben considerar la posibilidad de no haber entendido bien y participar en el toma y daca hasta que se alcance la sincronía.

El mal comportamiento de otros no justifica tu mal comportamiento.

Utiliza la regla de los dos minutos, para que los asuntos se puedan tratar con profundidad y sin interrupciones.

Utiliza medios eficaces para apalancar la comunicación y magníficar su alcance.

De tres a cinco personas inteligentes, conceptuales, con mente abierta, buscando las preguntas correctas te llevarán productivamente a las mejores respuestas.

Evita a las personas de mente cerrada.

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