Comentarios al libro de Lynda Golman y Sandra Smythe
Tiempo de Lectura : 8:00 minutos
Introducción
Continuamos puliendonos en el conocimiento de las facetas que tienen que ver con la relación de negocios exitosa y las diferentes actividades de comunicación hablada, escrita y electrónica para lograr una imagen pulida y profesional.
67 Desenvuelvete como un maestro en las relaciones. En una reunión para entablar relaciones sigue los siguientes consejos: Muévete por todo el salón y conoce personas diferentes, no te quedes sentado en la mesa. Dedica de 5 a 10 minutos a cada persona. Prepara temas de conversación, busca en la sección de charlas triviales aquí mismo. Ten a la mano tus tarjetas de presentación y usarlas con quién tenga potencial de negocios o amistad. Una persona que causa una buena impresión es aquella que tiene una perspectiva positiva de la vida y un sentimiento edificante respecto a si mismas, prestan atención a los detalles y en como te hablan. Saben escuchar con respeto y no solo se interesan por si mismos, sino también en lo que los otros tienen que decir.
69 Ten tus tarjetas de presentación a la mano. Pon tus tarjetas en la bolsa derecha de tu saco y las de las personas que vayas conociendo en la bolsa izquierda. Trata de obtener una tarjeta de cada conversación. Recuerda que un contacto te puede atraer toda la esfera de contactos de dicha persona en un efecto multiplicativo.
70 Como terminar una conversación con elegancia y estilo. No tienes que inventar un pretexto. Lo mejor es decir «ha sido un placer el haberte conocido, despedirse de mano sin más explicaciones.
71 Continúa haciendo relaciones después de la reunión. Cumple lo que prometiste durante la reunión, concertar una cita, enviar un catálogo, da seguimiento para que no se pierda la relación, aprovecha lo que lograste en la reunión, ayuda al mayor número de contactos, estás para dar y recibir.
Parte 16 La conversación trivial no es algo trivial A veces se pierde la oportunidad de conocer a alguien por no encontrar las palabras correctas.
71 La conversación trivial no es una habilidad con la que haces, se puede aprender, practicar y dominarla. La charla trivial conduce a conversaciones más importantes y son del tipo:De dónde eres? A qué te dedicas? Dónde vives? Status matrimonial? Número de hijos? Escuelas de los hijos y grado en que van? Profesión, estudios, en donde?
73 Palabras clave para romper el hielo. Una frase introductoria, debemos ser positivos, nadie quiere estar con alguien que se está quejando de la comida o del ambiente. Un cumplido es siempre una buena introducción, un comentario sobre la corbata o el broche, o sobre la delicia de los entremeses.
74 Detecta detalles que la gente menciona para iniciar una conversación Hay que hacer preguntas abiertas que inviten a la conversación que son del tipo Que? Cuando?, Cómo?, Porque?, Quién?, Dónde?, Cuéntame más de…, Que interesante donde?… Pueden ser opiniones personales sobre experiencias agradables, anécdotas que se pueden compartir de algo interesante que nos haya pasado….
75 Se un gran conversador sin decir mucho. Saber escuchas es volcar al 100% toda la atención en la persona que está hablando, asintiendo con la cabeza para demostrar que estamos entendiendo y dando seguimiento a la plática: Inclinate hacia la persona, Muy importante hacer contacto visual todo el tiempo,Rompe el contacto visual cuando estás hablando y retomarlo al escuchar.
mira que curioso y exacto es esto,: El carácter Chino para representar el contacto visual está compuesto por oídos, ojos y corazón.
76 Usa la técnica de eco para sostener una conversación. Repetir y asentir lo que se nos está diciendo permite extender la conversación.
77 Prepárate para la charla trivial enterandote de “que pasa”. Ser buen conversador es importante para hacer contactos e iniciar relaciones. Procura estar actualizado de los temas del momento en tu ciudad, tu país y del mundo.Ve periódicos y revistas de interés general. Consulta boletines y revistas especializadas en tu campo profesional. Entérate de las películas y eventos deportivos de tu ciudad. Una anécdota personal con humor puede ser el inicio de una conversación.
78 Evita introducir un sedante en la conversación. La gente no quiere hablar de accidentes, problemas de salud, o quejas, lo que quieren es divertirse un poco. Evita decir chistes que puedan ofender a alguien. No mines el entusiasmo de las demás personas.
79 Una conversación es como un partido de tenis. Todos conocemos al típico acaparador de la conversación en un monologo y sabemos que no es agradable. Una conversación es como un partido de tenis decir y escuchar en secuencia. Procura ser alegre y entusiasta y da refuerzo positivo a la persona que habla. Un buen conversador siempre será bienvenido en una plática.
80 El mayor irritante en una conversación y que hacer con el. Lo más molesto son las interrupciones que no permiten terminar una idea o explicación. Concéntrate mejor en lo que te están diciendo, da tiempo de finalizar para que la persona esté más dispuesta a escuchar lo que quieres decir.
Para causar una estupenda primera impresión es necesario dejar de enfocarse en uno mismo y concentrarse en la otra persona, construir relaciones es de suma importancia para los negocios.
Parte 17 Tu única oportunidad de causar buena impresión puede ser por teléfono. Lo que bien empieza bien acaba.
81 Una llamada telefónica es como un saludo de manos verbal. 75% de los negocios se realizan por teléfono y a veces es lo único por lo que nos conocen. La llamada inicial es muy importante y puede influir en tu futuro. Planea bien tus llamadas con el criterio anterior. Entonces los buenos modales al teléfono son importantes.
82 Dos trucos para dar a tu voz calidez y energía. Cuando llamamos a alguien debemos estar preparados para causar buena impresión. Si tu voz suena insegura no te desenvolveras bien, escucha bien al 100% y toma eso como punto de partida. La impresión en el teléfono puede ser la única que puedas causar. Habla con claridad sin arrastrar las palabras con el volumen suficientemente alto para que la persona del otro lado de la línea escuche adecuadamente. Un truco recomendable, hablar por teléfono de pie libera el diafragma y permite respirar con mayor libertad, otro truco es sonreír cuando hables por teléfono, eso transmite calidez al receptor. Aprender a sonreír: si nuestros músculos de la cara todavía no son muy aptos para sonreír, se puede aprender:, ponte un lápiz en la boca de forma horizontal (plano x) y atravesado en la boca (plano y) durante una hora en las mañanas durante 21 días tus músculos rígidos se susvizaran para que puedas sonreír con mayor facilidad.
83 Tres claves para hacer llamadas acertadas En una llamada importante prepárate bien para aumentar las probabilidades de lograr lo que deseas. a) conoce la razón de la llamada claramente. Prepara papel y pluma para anotar. b) Ten a la mano todo el material que puedas utilizar, no dejes a la persona esperando buscando algo necesario. c) toma notas durante la llamada, escribe los puntos más significativos para evitar repetir una llamada por falta de una anotación.
84 Haz que tus llamadas suenen profesionales. Inicia con buenas tardes, no hola. Y di tu nombre y apellido, la razón social de tu negocio y el departamento al que perteneces. Así se inicia.
85 Cuatro consejos para causar buena impresión al contestar el teléfono. Contesta rápido el teléfono, máximo tres timbrados. Di tu nombre y apellido seguido del departamento al que están hablando más el nombre de la empresa. Habla con claridad y amabilidad, con cortesía, con una sonrisa en la voz, procure pronunciar adecuadamente el nombre de tu interlocutor. Anota toda la información relevante. Termina la llamada de forma positiva con un “ha sido un placer Señor XZ” y te esperas a que él cuelgue primero.
86 Como es que los mensajes telefónicos te pueden llenar la cabeza de dudas Esto puede pasar cuando: Hablas entre dientes, Hablas rápido y No repetiste tu nombre al final. Cada vez que tomes el teléfono y dejes un mensaje tienes que decidir que impresión quieres dejar: cálida, amistosa, convincente, clara y concisa, confiable, reflexiva o comprensiva? Los demás no tienen una impresión de ti, tu eres quien les deja una impresión en ellos. Los profesionales deciden como quieren ser tomados en cuenta.
87 Eres tú, no tu perro, el que debe dejar el mensaje de voz. En el mundo de los negocios se necesita un lenguaje claro y conciso. Lo básico es: Mi nombre es Pedro Mosiño Diaz, mi número de teléfono es…, y te solicito que te comuniques a la brevedad posible, saludos, hasta luego.
88 Como sonar elegante reduciendo el argot telefónico. En el teléfono la otra persona no puede verte, si no estás disponible puedes dejar un mensaje en tu correo de voz como: no estoy disponible por el momento, por favor deja tu mensaje y me comunicaré más tarde.
89 Evita la mayor ofensa telefónica. No contestes el teléfono y hagas una larga plática cuando estás entrevistando a otra persona. La persona con la que estás tiene prioridad, todo lo demás puede demorarse satisfactoriamente y te podrás comunicar más tarde.
90 Lo que debes hacer y lo que no debes hacer para lograr máxima eficacia. He aquí algunos consejos para maximizar la eficacia telefónica:Ve al grano y se breve, no te desvies del tema. No comas nada cuando hables por teléfono, Tampoco trabajes en la computadora o hagas ruidos extraños a la llamada. La cortesía cuenta y rinde grandes beneficios.
Parte 18 Correspondencia de negocios, las primeras impresiones por correo electrónico Las palabras son la droga más poderosa del ser humano. R.Kipling
91 tu carta de negocios crea una poderosa impresión. El tipo de letra negra en el papel tiene esencia.Recuerda, debe ser clara y concisa en el mensaje y será un registro permanente. Errores de ortografía o de información le quitarán profesionalismo.
92 Una carta con buena apariencia te hace ver bien. Los expertos en correspondencia comercial dicen que los párrafos no deben tener más de 7 renglones y no deben ser más de tres párrafos y si se requiere más se incrementará en anexos.
93 Como estructurar la carta para darle intensión de negocios. Debe estar dividida en varias partes. Comienza especificando el nombre y puesto de la persona a la que esa dirigida. Comienza con un saludo. El cuerpo transmite la información. El primer párrafo explica el propósito de la carta en forma concisa y clara y termina con la petición de una acción. Despierte con Atte, o Saludos menos formal y pon tu nombre y cargo.
94 Cinco secretos para obtener lo que quieres con una carta de negocios. a) comunica lo que quieres en forma clara y concisa. Define porque estás escribiendo y lo que esperas. b) recuerda a quien le escribes para que el tono sea apropiado. c) proporciona la información que el lector necesita para que pueda cumplir tu petición. d) debe ser sencilla y relacionada con hechos, evita información no necesaria o personal. e) termina con la acción sugerida, ya sea una que tú realizaras o que el lector llevará a cabo.
95 Una nota escrita a mano te pone encima de los demás. Esta demuestra aprecio y reconocimiento y puede utilizarse para agradecer. Siempre es bienvenida.
96 La forma más fácil de escribir una nota personal. Una nota de agradecimiento no tiene que ser larga, tres frases bastan. Inicia con el hecho o favor recibido. Agrega como te afecto y como lo aprecias. Termina deseando lo mejor.
La nota escrita a mano refleja una atención personal, consideración y tiempo invertido.
Parte 19 Tecnoetiqueta, la comunicación en la era de la electronica No permitas que la computadora sepa que tienes prisa, con un clic puedes inundar un mundo de errores.
97 Como usar el teléfono celular sin molestar a la gente a tu lado. Usar el celular delante de otras personas demuestra falta de consideración y te verás poco discreto y poco profesional.
98 Como hacer impecable la comunicación por fax. Seguir las instrucciones de la carta de negocios pero usar letra de 14 a 16 puntos porque el fax es menos legible con letra chica. Al frente pon la carátula del fax poner los datos de aquien va dirigido, departamento, número de fax, número de hojas anexas y nombre del remitente.
99 Porque tu correo electrónico debe ser breve, pero no descuidado. aPodemos ofender con un clic, no debemos sacrificar precisión por velocidad. Usa la gramática, la ortografía y el estilo correcto. Claro y conciso en la comunicación. Incluye una línea que exprese la razón del comunicado. Asegurándote de que sea fácil de entender y de responder.
100 Lo que debes hacer y no debes hacer para que tú correspondencia electrónica sea eficiente. Debemos tener una conducta cortez a través de los medios electrónicos “nietiqueta se llama” y son: El mensaje debe ser breve no más de 20 renglones en varios párrafos. Si se requiere más se manda un attachment o anexo. Es útil para reducir tiempo de teléfono o para convocar reuniones.. No esperar una respuesta rápida al receptor le puede tomar tiempo.
101 Como hacer que los demás te persivan como quieres que te persivan. Siempre haz lo mejor que puedas, cumple lo prometido en tu trabajo, así reflejarse confianza en ti mismo y te acarreará respeto y credibilidad que valen oro.
102 Porque te tienes que estar vendiendo constantemente. En la generación anterior realmente el trabajo era de por vida, la tendencia del futuro es que tendrás varios trabajos por la velocidad del cambio tecnológico, incluso también pudieras tener varias carreras, la palabra clave será aprender constantemente y por eso tendrás que venderte constantemente ante nuevas empresas y nuevos clientes. Tu habilidad para venderte determina tu posibilidad de éxito o fracaso en los negocios por lo que debes estar seguro de tu experiencia y conocimientos sobre los negocios. Tú quieres ser visto como profesional con entusiasmo por el trabajo e interés por la compañía.
El aura de poder es una grandeza que viene desde dentro y se irradia hacia afuera como confianza, accesibilidad y aplomo Es algo que tiene su base en saber quién es uno, hacia donde va y porque. Tener una visión de largo plazo, como puede decirse un gran disparo a la luna con un propósito masivo de transformación.
103 Porque usar la fórmula 85/15 para tomar decisiones. Las decisiones se ha comprobado que las hacemos en un 85% porque nos gusta y son emocionales y un 15% racionales o con la lógica. Las demás personas te pueden estar evaluando en forma emocional, que hacer para gustarles? Sonriendo, saludando con calidez, haciendo todas las cosas ya dichas que causan una impresión positiva. Es un hecho, requerimos la conexión emocional para obtener el empleo, el contacto o el cliente. Asegúrate que los demás se conecten emocionalmente contigo.
104 Finje hasta que consigas lo que quieres. Para tener éxito en los negocios el ingrediente principal es la confianza en uno mismo. Cómo adquirirla? Aprendiendo de la gente que si la tiene, estas personas hacen contacto visual, se muestran seguras de si mismas. Con el tiempo y con un propósito perseverante dominadas esa habilidad. Cuando actuamos en lo que queremos ser, en poco tiempo nos converimos en eso.
105 El factor de los 12 segundos se aplica a los paquetes de productos al menudeo y a ti también. A un comprador de productos al menudeo se le requiere atrapar su atención con la funcionalidad del producto, el empaque y su posicionamiento versus la competencia en 12 segundos, lo mismo hacen con tu imagen.En tu caso también tienes 12 segundos para dar tu primera impresión, tu apariencia, acciones y lenguaje deben reflejar confianza en ti mismo y profesionalismo. Las personas que causan una impresión profesional duradera tienen las siguientes cualidades, confianza, tranquilidad, saben escuchar, te miran a los ojos cuando hablas una vez que has terminado te responden con tranquilidad y con una sabiduría que supera su edad. Dejan huella en las personas que pueden decir: “Me ha tocado el alma y me he sentido inspirado”.
Resumen de las 18 Regas de Oro de la mejor primera impresión.
1 Tu apariencia física es tu currículum visual.
2 De todo lo que llevas puesto tu expresión facial es lo más importante (práctica sonreír).
3 Tu lenguaje corporal habla más alto que tus palabras.
4 Extiende tu mano a cualquier persona con la que estás haciendo negocio
5 Al presentar a un grupo primero será el nombre de la persona con mayores reconocimientos, sin olvidar que el cliente es primero.
6 Usa el nombre de la persona para demostrarle que la valoras.
7 Las mismas reglas aplican a mujeres y hombres en la carrera de los negocios.
8 Tu tarjeta de presentación representa tu imagen, procura que sea un buen mensajero.
9 Los pequeños detalles de tu imagen completan el cuadro consistente, como la corbata, tu pluma, zapatos, joyeria y portafolio.
10 Vístete para el trabajo que aspiras, no para el trabajo de ahora.
11 Con una apariencia clásica y moderna, proyectadas una imagen cuidada y profesional.
12 La razón de las comidas de negocios son las relaciones y el escenario es el restaurante.
13 Las relaciones de negocio, son personas que pueden ayudarte a alcanzar tus objetivos profesionales.
14 Haz una presentación memorable de tu persona en 60 segundos con un PUV: ejemplo Yo soy experto en surtir materiales y maquinaria para embalajes de exportación y manejo masivo de mercancías, con especialidad en empaques para proveedores de las tiendas Sam’s y Costco.
15 La charla trivial es importante porque conduce a conversaciones más significativas.
16 La primera impresión en el teléfono puede ser la única que puedas causar.
17 Usa la correspondencia de negocios para generar una impresión profesional permanente.
18 Cuando actuamos en lo que queremos ser en poco tiempo nos convertimos en ello.
Conclusión
Con esta lista de 18 reglas termino la segunda parte de este tema. Creo que es muy importante conocer los detalles de estás 132 pequeñas recomendaciones para dejar siempre una buena impresión en los negocios, que nos permitan relaciones positivas y productivas de de largo plazo. Las 18 reglas las podemos copiar en nuestras notas de nuestro celular para poder consultarlas en cualquier momento y en cualquier lugar. Co este conocimiento también podrás ayudar a qué tus familiares y amigos también puedan dejar una buena impresión en las áreas en donde se se desenvuelven.
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